Come scrivere un’e-mail formale

Come scrivere un’e-mail formale


La maggior parte delle comunicazioni formali passa oggi attraverso la posta elettronica. Per questo è importante saper scrivere e-mail rispettando canoni di formalità più elevati rispetto ai messaggi di posta inviati agli amici.

Per scrivere un’e-mail formale non esiste ancora uno standard universalmente riconosciuto, ma si tende ad applicare con alcune variazioni lo stile epistolare classico.

Bastano perciò alcune regole di buon senso a salvare dall’errore (o dall’orrore) di un’e-mail scritta in modo superficiale e sbrigativo.

Qui sta il primo punto da sottolineare: anche se la comunicazione scritta via e-mail è per definizione più rapida e immediata di quella cartacea, un’e-mail ben scritta richiede del tempo. Occorre progettarla, scriverla, rileggerla e correggerla. Bisogna scegliere la formula di saluto, l’allocutivo di cortesia (Tu o Lei?) e tante altre cose.  Niente che porti via più di mezz’ora, ovvio, ma pensare che qualunque e-mail possa essere scritta in cinque minuti solo perché è un’e-mail è un grave errore.

Vorrei ora soffermarmi sulle buone pratiche (ma forse dovrei dire sulle pratiche di buon senso) per scrivere e-mail formali.

Indice

1 Scegliere un buon indirizzo di posta

2 Scrivere l’oggetto della email

3 Scrivere l’intestazione della email

4 Scegliere tra Egregio, Caro e Gentile

5 Quale formula di saluto

6 Come rivolgerci a un destinatario generico

7 Presentarsi

8 Il corpo della email

9 Formule di saluto

10 Consigli pratici

11 Lascia un commento! 🙂

Per scrivere una email formale serve un indirizzo di posta… formale!

Quando l’email arriva a destinazione e compare nella lista della posta in arrivo, evidenziata in neretto perché “da leggere”, il nome del mittente è la prima cosa che balza agli occhi. Per questo motivo, è necessario:

  1. Disporre di un indirizzo di posta con un nickname professionale. La soluzione migliore è usare semplicemente il proprio nome e cognome: mario.rossi, m.rossi, rossi.m, rossi.mario…
  2. Personalizzare l’account di posta elettronica scegliendo il nome con cui il destinatario visualizzerà l’email nella lista di quelle ricevute o con cui salverà in automatico il contatto in rubrica.

Sono soprattutto i più giovani a dover prestare attenzione al nickname. Come ha spiegato Federica nei suoi post sul curriculum vitae e sul colloquio di lavoro, l’indirizzo di posta elettronica formale (nome.cognome@dominio.it) offre un’immagine professionale del candidato. La regola vale anche per gli studenti che scrivono al professore di un corso universitario.

In generale, quando si invia un’e-mail con un profilo “senior” (professore universitario, relatore della tesi di laurea, cliente o datore di lavoro) è assolutamente sconsigliato usare un indirizzo di posta con un nickname infantile o troppo personale.

L’oggetto dell’e-mail, questo sconosciuto!

L’oggetto dell’e-mail, se ben scritto, aiuta a catturare l’attenzione del destinatario. L’importanza dell’oggetto è spesso trascurata, ma un oggetto ben scritto a inizio a-mail è come il bel titolo di un libro. Nel caso delle e-mail formali, poi, l’oggetto deve contenere una sintesi perfetta del contenuto, in modo che il destinatario comprenda subito cosa gli viene richiesto e possa mettersi in azione più velocemente.

L’intestazione dell’e-mail

Se l’indirizzo di posta non è nominale ma generico (del tipo info@, amministrazione@, direzione@), è presumibile che l’e-mail venga aperta e letta da più di una persona, ad esempio da tutto lo staff amministrativo di un ufficio.
Se però si vuole che sia una persona in particolare a leggerla, basta specificare all’inizio del messaggio il destinatario reale, utilizzando la formula “All’attenzione di Nome e Cognome”. Questo non impedirà alle altre persone con gli accessi alla casella di posta elettronica di leggere il messaggio (attenzione perciò alle informazioni riservate!), ma eviterà che l’e-mail si disperda o che venga ignorata dal destinatario reale.

Egregio, Gentile o Caro? Che confusione!

Per iniziare un’e-mail ci si rivolge al destinatario con un saluto di circostanza, composto da un aggettivo di circostanza (Egregio, Esimio, Gentile, Caro, Carissimo…) seguito da un gruppo di appellativo (Dott. Rossi, Avvocato Rossi, Professor Rossi…) .

L’aggettivo di circostanza va scelto con cura, distinguendo in base al grado di formalità.

  • Egregio, Spettabile: sono le soluzioni più formali e vanno utilizzate quando ci si rivolge con rispetto ad una persona che non si conosce o con cui si ha un rapporto asimmetrico (capo, cliente importante, docente). Anche Esimio e Illustre sono aggettivi formali, ma sono ormai desueti e utilizzati raramente.
  • Gentile: è la formula “intermedia”, che può essere utilizzata quando si desidera essere cortesi e formali senza mostrare riverenza. Può essere utilizzato negli ambienti di lavoro informali quando si deve stabilire un primo contatto con una persona sconosciuta, oppure quando si scrive ad una persona con cui probabilmente si instaurerà in seguito un rapporto simmetrico o comunque informale.
  • Caro: è la formula più informale, ma può essere ugualmente utilizzata nelle e-mail formali quando ci si rivolge ad una persona con cui si ha confidenza, ad esempio un collega di lunga data, un collaboratore, un capo o un professore che non si pongono su un piano di eccessivo distacco.

Subito dopo l’aggettivo va posto il gruppo di appellativo, ovvero il Cognome del destinatario preceduto dal titolo:

  • Dottore e e Dottoressa (abbreviati con Dott. e Dott.ssa): questi titoli spettano ai laureati. Chi è in possesso di una laurea accede infatti al titolo di “Dottore”.
  • Professore e Professoressa (abbreviati con Prof e Prof.ssa): titoli che spettano ai professori di scuola media inferiore e superiore e ai titolari di una cattedra universitaria. Attenzione a non chiamare “professori” anche i ricercatori universitari, che non sono titolari di cattedra (non importa se fanno o no lezione) e vanno chiamati semplicemente “Dottori”.
  • Avvocato, Ingegnere (si abbreviamo con Avv. e Ing.): i titoli di Ingegnere ed Avvocato possono essere specificati nel gruppo appellativo in alternativa al semplice Dottore, che va bene ugualmente perché per diventare ingegneri o avvocati serve comunque la laurea.

Se non si è sicuri del titolo, piuttosto che scrivere qualcosa di sbagliato è meglio limitarsi al Nome e Cognome, oppure usare l’intramontabile Signor (Sig.) e Signora (Sig.ra).

L’aggettivo di circostanza e il gruppo appellativo vanno considerati come un vocativo, perciò sono seguiti da virgola e a capo, dopo i quali inizia il testo dell’e-mail.

Salve, Buongiorno e Buonasera?

È sempre più diffusa l’abitudine di sostituire il gruppo vocativo iniziale con un saluto formale. La scelta sottrae dall’imbarazzo di rivolgersi a qualcuno con la formula aggettivo + gruppo appellativo, sentita come troppo meno ingessata. Quando si ha il dubbio che l’e-mail venga letta da più di una persona, quando ci si presenta per la prima volta via e-mail a un interlocutore o quando il tono vuole essere meno formale, la formula del saluto può essere preferita all’appellativo.

Ciò dipende anche da una caratteristica del canale di comunicazione utilizzato (internet), che tende ad annullare le differenze sociali (in rete ci si da tutti del tu) e ad accorciare le distanze spazio-temporali. Piuttosto che iniziare con un appellativo che imporrebbe di attribuire un titolo o un ruolo all’interlocutore, si preferisce il saluto, immediato e istantaneo proprio come una conversazione a tu per tu. D’altra parte, lo scambio di e-mail ha spesso la cadenza veloce di una conversazione in chat.

Quando si ha un dubbio sul momento in cui verrà aperta l’e-mail (giorno o sera), è possibile sostituire “Buongiorno” e “buonasera” con “Salve!, ricordando però che è la formula di saluto meno impegnativa tra quelle formali.

Anche dopo il saluto formale sono richiesti la virgola e l’a capo.

Cosa fare se il nome del destinatario è sconosciuto

Se non conosciamo il nome del destinatario abbiamo diverse opzioni:

  • Possiamo rivolgerci alla carica generica che leggerà l’e-mail (responsabile delle risorse umane, responsabile divisione commerciale)
  • Possiamo iniziare l’e-mail con un saluto (Buongiorno, Buonasera, Salve).

Ciao, sono io…

Il corpo centrale del testo di un’e-mail formale inizia con una presentazione in cui si specifica nome e titolo/ruolo. Se ad esempio si scrive a un professore, occorre specificare che si è studenti del suo corso o laureandi. Se si scrive a un potenziale cliente, è possibile specificare il ruolo di venditori nell’azienda X.
Scrivere un’e-mail è come bussare ad una porta sconosciuta: solo dando spiegazioni plausibili e ispirando fiducia qualcuno aprirà.

Ma attenzione, le presentazioni sono necessarie se il mittente è sconosciuto al destinatario. In caso contrario, è possibile saltarle e procedere con la parte propositiva (“Le scrivo perché…”).

Nella parte propositiva viene spiegata la ragione per cui si scrive: fare una richiesta, inoltrare un documento allegato, ottenere o dare un’informazione. Si tratta del nucleo centrale dell’e-mail ed è importante scriverla in modo chiaro e conciso per garantire il corretto passaggio delle informazioni.

Sarò breve, conciso e soprattutto userò la punteggiatura

Bisogna ricordare sempre che in una casella di posta di lavoro arrivano decine di e-mail al giorno. Occorre perciò essere concisi e brevi per non costringere il destinatario a leggere fiumi di parole inutili. Come fanno notare i linguisti, questo modo di scrivere genera testi frammentari, con argomentazioni meno raffinate di una lettera tradizionale e uno stile poco ricercato, simile a quello della lingua parlata.

Ciò che invece deve restare fedele al testo scritto tradizionale è la punteggiatura, da usare nel pieno e rigoroso rispetto delle regole ortografiche.

La virgola dopo il soggetto: errore da evitare

Attenzione a uno degli errori più diffusi della scrittura sul web: la virgola dopo il soggetto. Anche se nel parlato vengono spesso inserite pause tra soggetto e verbo, nel testo scritto è un grave errore, a meno che dopo il soggetto non ci sia una frase parentetica.

Ecco un esempio concreto

Il report annuale del nostro reparto evidenzia una crescita. GIUSTO!

Il report annuale del nostro reparto, evidenza una crescita. SBAGLIATO!

Il report annuale del nostro reparto, redatto come ogni anno nell’ultimo trimestre, evidenzia una crescita. GIUSTO! (C’è la parentetica)

Maiuscole reverenziali: sono davvero opportune?

Nelle e-mail di lavoro, formali e ufficiali è ancora molto diffuso l’uso delle maiuscole reverenziali nei pronomi (“Le scrivo per”, desidero inoltrarLe”, “come Lei stesso avrà notato”).

L’uso è corretto? Certamente sì, ma faccio notare che nel 2002 il Dipartimento della Funzione Pubblica ne ha sconsigliato l’uso all’interno delle scritture amministrative, considerandole un “retaggio di una cultura retorica”.

Per quale motivo, allora, dovrebbero essere usate da noi comuni cittadini?

Sono fermamente convinta che in un futuro non lontano questa pratica si estinguerà, perché assolutamente non in linea con lo stile delle comunicazioni via internet.

Oggi è davvero opportuno utilizzarle? Dipende. Occorre usare il buon senso: se in azienda le utilizzano tutti, sarà meglio uniformarsi.

Ti saluto… Ma è una parola!

Alle opportune presentazioni e alla parte propositiva dell’e-mail seguono i ringraziamenti (La ringrazio per la Sua attenzione) e il congedo formale.

Le formule di saluto più diffuse nelle e-mail di lavoro sono:

  • Distinti saluti
  • Cordiali saluti

È quindi necessario inserire la propria firma, con nome e cognome.

Per concludere…

…Vorrei riassumere le diverse parti di cui è composta un’email di lavoro o formale:

  • Gruppo vocativo iniziale o saluto iniziale seguiti da virgola e a capo
  • Presentazione (nome, cognome e titolo con cui ci presentiamo al destinatario)
  • Corpo centrale del messaggio, contenente i propositi o la richiesta inoltrata al destinatario
  • Saluti finali

Scrivere un’e-mail formale/ufficiale è di sicuro più facile che scrivere una lettera tradizionale, ma è necessario rispettare almeno alcune delle regole dello stile epistolare. Ricordo inoltre che la grammatica deve essere impeccabile, il lessico asciutto e il tono formale.

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